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WorkTrail - Kosten, Zeiten und Arbeiten erfassen

01. Juni 2012

Problem: Aufgaben- und Projektzeiten verbuchen, stört den Arbeitsfluss

Gesetzlich ist es in Österreich bzw. auch in anderen Ländern lediglich vorgeschrieben die Anwesenheit der Mitarbeiter zu erfassen bzw. zu dokumentieren und so sich dabei an die gesetzlichen Arbeitnehmerschutzgesetze zu halten.

Betriebswirtschaftlich macht es allerdings Sinn, vor allem im Dienstleistungssektor, in dem komplexe und vielfältige Aufgaben auf den Leistenden zukommen, darüber hinaus für die direkte Verrechnung oder die eigene Kostenrechnung auf verschiedene Projekte, Aufgaben und Kunden zu buchen.

In der Regel hält sich der Arbeitstag allerdings nicht daran, dass eine Aufgabe bzw. ein Kunde blockweise zur Leistungserfassung antritt. Deshalb ist es umso wichtiger unmittelbar im Arbeitsprozess eine Möglichkeit zu schaffen, die erbrachten Leistungen einem Kunden bzw. einem Projekt / Aufgabe zuzuordnen, nicht alleine deshalb, um den Überblick und die Kostenwahrheit zu gewährleisten, sondern auch um Leistungen zu dokumentieren bzw. nachvollziehbar zu gestalten.

Jetzt denken sie sich sicherlich...ja, das wird doch sowieso schon von jeder Projektmanagement Lösung umgesetzt und gepflegt. Prinzipiell richtig, allerdings hat nicht jeder eine solche Software in Verwendung bzw. sind viele davon nicht sehr anwenderfreundlich und dann sind wir wieder bei der aufwendigen Verbuchung, die oftmals zeitaufwendig und mühsam im Nachhinein (mit oftmals sehr willkürlichen Schätzungen) abgehandelt wird.

Prozessoptimierung durch GUI

TaPo-IT hat sich deshalb zum Ziel gesetzt eine Oberfläche zu schaffen, die sich allein der Verbuchung widmet und die Anwesenheit, Projekte und Aufgaben im Hintergrund abhandelt. Dazu wurde ein browserbasiertes GUI entworfen, das Multitasking und differenziertes Erfassen von Leistungen just in time ermöglicht und vor allem dem Benutzer Freude bzw. Erleichterung bei der Dokumentation bereiten soll.

Die Idee dahinter ist auf einem Bildschirm durch kurze Klickpfade intuitiv den User beim Erfassen von Zeiten, Dokumentieren von Leistungen bzw. bei der Arbeit selbst zu helfen bzw. über den aktuellen Stand zu informieren und vor allem auch das Gefühl zu vermitteln, dass die Dokumentation Teil der Arbeit wird ohne aufzuhalten und den Arbeitsfluss zu stören. Selbstverständlich wurde neben der rudimentären Standalone Lösung geplant im Hintergrund die Möglichkeit zu schaffen, die Daten an bzw. von verschiedenen Projektmanagement bzw. ERP Systemen zu senden bzw. zu holen.

Naheliegend wurde diese Anbindung anhand des, nach Einschätzung von TaPo-IT für sehr vielversprechend gehaltene, Open Source Projekt OpenERP, welches bereits auf der ganzen Welt im Einsatz ist und derzeit ordentlich durchstartet, umgesetzt.

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